Jak prawidłowo stworzyć plik, aby funkcjonował dłużej niż ten jeden raz?
Jak zbudować mechanizmy, formuły i konstrukcje, aby wykonywał zadania za nas?
W codziennej pracy, korzystasz z programu Excel kilka, kilkanaście lub kilkadziesiąt razy. Tworzysz zestawienia, obliczenia ad hoc, przesyłasz to dalej lub zapisujesz gdzieś głęboko na dysku. Przy kolejnej okazji powtarzasz schemat.
Jeżeli zdarza się, że to samo zestawienie musisz wykonać kolejny raz, to czasami szukasz tego poprzedniego jako wzoru, ale najczęściej tworzysz go na nowo (bo tak jest szybciej 😊), tu pewnie pierwszy raz zapala się lampka „dlaczego nie zapisałam/em sobie tego pliku na pulpicie”.
Zapisanie wzoru pliku w miejscu łatwo dostępnym jest pierwszym krokiem do zautomatyzowania procesu. Otwierasz plik i odwzorowujesz raport, zestawienie.
Możesz pójść krok dalej i tak przygotować wzór pliku, ale w inny sposób. Tak, aby wystarczyło wkleić dane, a Excel dokona sam obliczeń.
Najefektywniejszy schemat budowy takiego pliku, to 3 Arkusze (zwane też zakładkami):
Arkusz 1 – miejsce gdzie wprowadzasz dane. Oczywiście możesz to zrobić ręcznie lub wkleić z systemu i to jest OK. Jeżeli jesteś już bardziej zaawansowany możesz, użyć Power Query lub wykorzystać kod VBA.
Arkusz 2 – w tym miejscu dokonaj wszystkich obliczeń. Dane do obliczeń pobieraj z Arkusza 1. Oprócz formuł i funkcji, przyda się umiejętność pracy miedzy arkuszami.
Arkusz 3 – to już tylko wynik. W tym arkuszu mają znaleźć się tylko te informacje, których potrzebujesz na końcu.
Teraz wyobraź sobie swój plik, w którym do Arkusza 1 wklejasz dane z systemu bez żadnej obróbki, przechodzisz do Arkusza 3 i masz gotowy wynik. Możesz pomyśleć, wszystko spoko, ale to strasznie dużo pracy, ja to nie tylko liczę, ale usuwam kolumny, zaznaczam konkretne pozycje itd..
To teraz zobacz, pobierasz dane z systemu (jak zawsze), wklejasz je do Excela (jak zawsze), to jest twój Arkusz 1. Pierwsza zmiana w działaniu, to dodanie Arkusza 2 (jedno kliknięcie). Obliczenia wykonaj w Arkuszu 2 (prawie jak zawsze, bo do tej pory wszystko robiłeś/aś na jednym arkuszu). Druga zmiana to dodanie Arkusza 3 (drugie kliknięcie) i wyciągnięcie danych końcowych.
Oczywiście pozostaje jeszcze znajomość konkretnych funkcji w Excelu, na przykład, żeby wyświetlić tylko jedną kolumnę z całej wielkiej tabeli (funkcja filtruj lub indeks i podaj pozycje), jeżeli dodasz do tego suma.warunków to z wielkich tabel możesz tworzyć kompletne zestawienie.
Wszystko fajnie, ale dane pobieram z kilku miejsc.
Najlepszym rozwiązaniem było by Power Query, ale jeżeli nie czujesz się na siłach, to dodaj kolejny arkusz na wklejanie danych i wykorzystaj dalej już znany schemat 😊
Pamiętaj, Let Me Automate działa właśnie w tym schemacie. Dowiesz się jak korzystać z konkretnych funkcji, jak budować formuły i jak korzystać ze schematu budowy plików.
Poznasz Power Query, tabele przestawne, VBA i wszystko co potrzebujesz do tego aby mieć więcej czasu na rzeczy naprawdę ważne.