Najprostsze narzędzie to wzór!
W poprzednim wpisie, wspomniałem, że pierwszym krokiem do automatyzacji jest zapisanie pliku jako wzoru. Jeżeli nie widziałeś tego wpisu, koniecznie przeczytaj (link: ).
Najczęściej przy cyklicznym przygotowaniu raportów, zestawień, wracasz do poprzedniego pliku i tworzysz go od nowa lub dodajesz dane, robisz poprawki ręcznie.
Podam Ci przykład z mojego życia zawodowego, jak poradziłem sobie ze zmianą sposobu rozliczenia. W pierwszym momencie myślałem, że nie dam rady, ale….
Od lat współpracuje z pewnym Klientem. Mamy wszystko dograne w kwestii obsługi i rozliczeń.
Pewnego dani pojawił się nowy projekt, który wymagał przygotowania nowego rozliczenia miedzy nami. Rozliczenie było wyjątkowo szczegółowe, sam złapałem się za głowę jak mam to ogarnąć w tak krótkim czasie. Po pierwszym rozliczeniu i wielu poprawkach jakie musiałem nanieść (w kontakcie z klientem) ogarnęła mnie lekka panika. Za miesiąc, projekt będzie 15 razy większy, nie ma szans żeby w tak krótkim czasie przygotować takie rozliczenie. Po kilku chwilach i opanowaniu stresu, usiadłem i zastanowiłem się nad rozliczeniem. Wpadłem na genialny pomysł!
Przygotuję jeden arkusz jako wzór rozliczenia i będę go kopiował, wziąłem rozliczenie finalnie zaakceptowane przez Klienta i stworzyłem wzór (w sumie to skopiowałem, wkleiłem i zaznaczyłem komórki, które muszę modyfikować)
Pierwszą moją myślą było, że będę kopiował wzór i uzupełniał dane w zaznaczonych miejscach.
Kolejne rozliczenie okazało się trochę większe, ale jeszcze nie tak duże. Rozliczenie już było łatwiejsze, ale wychodziły nowe rzeczy, których nie ustaliliśmy wcześniej, więc poprawiałem …. wzór! Jak już rozliczenie zostało zaakceptowane miałem gotowy wzór na kolejne.
Wiedziałem, że kolejne rozliczenie będzie już bardzo duże, więc zastanowiłem się co jeszcze mogę usprawnić. Doszedłem do wniosku, że nie chce już uzupełniać danych (tych co muszę), w każdej zakładce. Stwierdziłem, że zastosuje zasadę 3 arkuszy (potem dochodziły kolejne, ale bazą wyjściową były 3):
Arkusz 1 tabela ze wszystkimi danymi jakie są konieczne do uzupełnienia.
Arkusz 2 tabela z harmonogramem
Arkusz 3 wzór
W arkuszu 1 mam jedną tabelę ze wszystkimi przypadkami. Tu wprowadzam wszystkie dane, które są wymagane. Każdy przypadek ma swój unikatowy numer (od 1 …).
W arkuszu 2 mam wyliczenia dotyczące przeliczeń godzin pracowników (podstawowe + nadgodziny).
Arkusz Wzór, skonstruowałem tak, że w komórce A1 wpisuje liczbę porządkową z tabeli z Arkusza 1. W miejscu gdzie miałem zaznaczone pola do uzupełnienia mam formuły suma.warunków lub x.wyszukaj (w zależności od potrzeby). Dzięki takiemu rozwiązaniu, kopiuję Arkusz Wzór, następnie w komórce A1 wprowadzam tylko numer, a dane zaczytują się same.
Rozliczenie gotowe 😊
Poszedłem też o krok dalej!
Skorzystałem z VBA i napisałem proste makro, które samo kopiuje wzór i w komórce A1 wkleja liczbę porządkową (kolejnego przypadku oczywiście).
W ten sposób nie ma już dla mnie znaczenia jak duży jest projekt, bo wiem, że rozliczenie zajmie mi bardzo mało czasu.
Zastanów się nad swoimi zestawieniami i pomyśl gdzie możesz coś jeszcze usprawnić i jak Excel może Ci w tym pomóc!