Ogłosiłem konkurs dla kursantów: rozwiążę Wasze Excelowe problemy. Pomysł był prosty, każdy mógł zgłosić swój problem, a ja wybrałem kilka najciekawszych i rozpracowałem tak, aby mogli realnie skorzystać z Excela w swojej codziennej pracy.
Finałem miało być coś więcej niż tylko rozwiązanie pełny moduł pokazujący, jak doszliśmy do efektu końcowego.
Zakończyłem jeden z takich projektów. Kursantka zgłosiła do mnie problem, z którym zmagała się co miesiąc, liczenie premii dla pracowników. Brzmi prosto?
Nie do końca. Każdy pracownik miał swoją zakładkę w arkuszu Google, gdzie codziennie wpisywane były wykonane usługi. Pod koniec miesiąca, ręczne zliczanie, podsumowania, stres i zmęczenie materiału.
Postanowiłem to uprościć.
Przekształciłem ten arkusz w jedną spójną tabelę. Dzięki temu dane stały się przejrzyste i gotowe do automatycznego przetwarzania. Często rozbijamy dane na kilka plików, arkuszy czy tabel. Mamy wrażenie, że jak dane są w różnych miejscach to jest ich mniej i są bardziej czytelne. I na pierwszy rzut oka tak jest, problem pojawia się kiedy trzeba je połączyć i zestawić ze sobą.
Dlatego najlepiej jest, wszystkie dane trzymać w jednej tabeli, tylko odpowiednio przygotowanej. Tak też zrobiłem w tym przypadku. Złączyłem wszystkie arkusze w jedną tabelę i mocno uporządkowałem.
Następnie wykorzystałem Excela, podpiąłem się bezpośrednio pod Google Sheetsa. Teraz Excel sam pobiera dane z arkusza i co najważniejsze sam oblicza premie na podstawie wprowadzonych danych w Arkuszu Googla.
To jak naczynia połączone, dane wpisywane codziennie przez pracowników w jednym miejscu płyną dalej do Excela, który robi swoje. Bez przeklejania, bez ręcznego liczenia. Po prostu działa. Excel to nie tylko tabele. To narzędzie, które jeśli dobrze je poznasz zrobi za Ciebie naprawdę dużo. Trzeba tylko wiedzieć, jak połączyć naczynia.