Czy zdarzyło Ci się kiedyś spojrzeć na arkusz Excela i poczuć, że coś jest nie tak, ale nie wiesz jeszcze co?
Tak było i tym razem…
Koleżanka (Dyrektor) z innego działu otrzymała od zarządu zestawienie rentowność swojego działu, wraz z zestawieniem nieopłaconych faktur dla projektów, które realizowała.
Plik dostała tuż po spotkaniu, na którym porządnie jej się oberwało liczby wyglądały dramatycznie, a presja była ogromna. Taki wynik mógł zaważyć na losie całego kilkunastoosobowego działu. Zestresowana, poprosiła mnie o pomoc, bo czuła że coś jest nie tak z tymi danymi.
Oczywiście chętnie pomogłem, zrobiłem swoje podsumowanie… i moje wyniki były zupełnie inne! Czyżby CFO się pomylił? Czy to ja coś źle policzyłem?
Zacząłem komplikować sobie życie coraz bardziej – inne funkcje, nowe sposoby obliczeń, ale wynik wciąż był ten sam. W końcu znalazłem winowajcę. Formuły w pliku od CFO „rozjechały się” – zakresy nie były dociągnięte do końca i pomijały część danych! Poprawiłem zakresy funkcji i liczby się zgodziły.
Koleżanka odetchnęła z ulgą na kolejne spotkanie szła już dużo spokojniejsza.
A ja? Utwierdziłem się w przekonaniu, że moje podejście do budowy plików ma sens:
podsumowanie tylko w pierwszym wierszu, zakres od drugiego wiersza do końca arkusza i w miarę możliwości odwołania do całych kolumn.
To drobna zmiana, która może uratować wielkie decyzje.
A Ty kiedy ostatnio sprawdziłeś swoje formuły?